Grāmatvedības programma un e-rēķini: uz ko pievērst uzmanību pirms 2028

Lielākā daļa Latvijas uzņēmumu rēķinus izraksta nevis ar roku, bet ar grāmatvedības programmu — Jumis, Horizon, 1C un citas ir plaši lietotas. Līdz 2028. gada mandātam tieši šī programma nosaka, cik viegli vai grūti būs pāreja: vai nu tā jau ģenerē EN 16931 atbilstošu XML, vai arī grāmatvedim nāksies meklēt citu risinājumu.

Šajā rakstā netiek vērtēta konkrētu programmu — piemēram, Jumis, Horizon, 1C vai citu sistēmu — funkcionalitāte un netiek publicēti neapstiprināti apgalvojumi par to izstrādes plāniem. Programmu iespējas un ieviešanas termiņi mainās, tāpēc precīza informācija vienmēr jāpārbauda pie konkrētā programmas piegādātāja.

Kontrolsaraksts: ko jautāt programmas piegādātājam

Pirms 2028. gada ieteicams noskaidrot vairākus praktiskus jautājumus.

1. Vai programma spēj ģenerēt strukturētu e-rēķinu XML formātā, nevis tikai PDF rēķinu vai izdruku?
2. Vai XML struktūra atbilst EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 prasībām?
3. Vai no programmas eksportētais XML fails iztur validāciju pret EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 noteikumiem?
4. Vai programma nodrošina e-rēķinu nosūtīšanu un saņemšanu, vai arī tam nepieciešams atsevišķs risinājums?
5. Vai programma spēj importēt ienākošos strukturētos e-rēķinus un izmantot to datus grāmatvedības uzskaitē?
6. Vai būs pieejams risinājums e-rēķinu datu nodošanai VID noteiktajā termiņā?
7. Vai piegādātājam ir skaidrs e-rēķinu funkcionalitātes ieviešanas grafiks līdz 2028. gada 1. janvārim?
8. Vai nepieciešamā funkcionalitāte būs iekļauta esošajā abonementā, vai arī tai paredzēts atsevišķs modulis vai papildu maksa?

Kā pārbaudīt bez pieņēmumiem

Nav ieteicams paļauties tikai uz vispārīgu frāzi "programma atbalsta e-rēķinus". Praktiski svarīgi ir pārbaudīt konkrētu XML failu.

Vienkāršākais tests:

1. Sagatavojiet reālu vai testa rēķinu savā grāmatvedības programmā.
2. Eksportējiet to XML formātā, ja šāda iespēja ir pieejama.
3. Augšupielādējiet XML failu e-rēķinu validatorā.
4. Pārbaudiet, vai fails iztur EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 validāciju.
5. Ja validators norāda kļūdas, pārbaudiet, vai tās rodas no konkrētā rēķina datiem vai no pašas XML ģenerēšanas loģikas.

Ja programmā nav iespējas eksportēt strukturētu XML failu, tas jau ir būtisks signāls: jāsazinās ar programmas piegādātāju un jānoskaidro, kad šāda funkcionalitāte būs pieejama un kāds būs praktiskais ieviešanas process.

Kāpēc tas nav tikai IT jautājums

E-rēķinu ieviešana nav tikai tehniska XML faila izveide. Tā ietekmē visu rēķinu aprites procesu: rēķina sagatavošanu, nosūtīšanu, saņemšanu, pārbaudi, iegrāmatošanu un datu nodošanu VID.

Ja process balstās uz manuālu darbu, kļūdu labošanu pēdējā brīdī un atsevišķu failu pārsūtīšanu starp darbiniekiem, būs grūti regulāri ievērot termiņu, kurā e-rēķina dati jāiesniedz VID (sk. termiņu pārskatu 2025–2028).

Tāpēc jau pirms 2028. gada ir svarīgi pārbaudīt ne tikai to, vai programma "prot e-rēķinus", bet arī to, vai uzņēmuma process kopumā ir gatavs strukturētu e-rēķinu apritei.

Ko darīt, ja programma vēl nav gatava

Ja esošā programma pašlaik neatbalsta strukturētus e-rēķinus vai validācija uzrāda sistemātiskas kļūdas, ir vērts rīkoties savlaicīgi.

Praktiskie soļi:

• sazināties ar programmas piegādātāju un pieprasīt konkrētu informāciju par EN 16931 un PEPPOL BIS Billing 3.0 atbalstu;
• noskaidrot, vai būs pieejams papildu modulis vai integrācija;
• pārbaudīt, vai iespējams izmantot ārēju e-rēķinu rīku;
• testēt XML eksportu ar reāliem rēķiniem;
• laikus sakārtot klientu, piegādātāju, PVN un uzņēmuma rekvizītu datus programmā.

Jo agrāk kļūdas tiek atrastas, jo lētāk un mierīgāk tās var novērst.

Kad rēķins jau ir sagatavots strukturētā XML formātā, nākamais solis ir saprast, kāpēc tas dažkārt neiztur validāciju. Par to vairāk lasiet biežāko EN 16931 validācijas kļūdu pārskatā.