Бухгалтерская программа и e-счета: на что обратить внимание перед 2028

Большинство латвийских компаний выставляют счета не вручную, а через бухгалтерскую программу — Jumis, Horizon, 1C и другие широко используются. К мандату 2028 года именно эта программа определяет, насколько лёгким или трудным будет переход: либо она уже генерирует XML по EN 16931, либо бухгалтеру придётся искать обходной путь.

Эта статья не оценивает функциональность конкретных программ — например, Jumis, Horizon, 1C или других систем — и не публикует неподтверждённые утверждения об их планах разработки. Возможности программ и сроки внедрения меняются, поэтому точную информацию всегда нужно проверять у конкретного поставщика.

Чек-лист: что спросить у поставщика программы

Перед 2028 годом рекомендуется выяснить несколько практических вопросов.

1. Может ли программа генерировать структурированный e-счёт в формате XML, а не только PDF-счёт или распечатку?
2. Соответствует ли структура XML требованиям EN 16931 и PEPPOL BIS Billing 3.0?
3. Проходит ли XML-файл, экспортированный из программы, валидацию по правилам EN 16931 и PEPPOL BIS Billing 3.0?
4. Обеспечивает ли программа отправку и получение e-счетов, или для этого нужно отдельное решение?
5. Может ли программа импортировать входящие структурированные e-счета и использовать их данные в бухгалтерском учёте?
6. Будет ли доступно решение для передачи данных e-счетов в VID в установленный срок?
7. Есть ли у поставщика чёткий график внедрения функциональности e-счетов до 1 января 2028 года?
8. Будет ли нужная функциональность включена в текущую подписку, или для неё предусмотрен отдельный модуль либо дополнительная плата?

Как проверить без предположений

Не стоит полагаться только на общую фразу «программа поддерживает e-счета». Практически важно проверить конкретный XML-файл.

Самый простой тест:

1. Подготовьте реальный или тестовый счёт в своей бухгалтерской программе.
2. Экспортируйте его в формате XML, если такая возможность есть.
3. Загрузите XML-файл в валидатор e-счетов.
4. Проверьте, проходит ли файл валидацию по EN 16931 и PEPPOL BIS Billing 3.0.
5. Если валидатор указывает на ошибки, проверьте, возникают ли они из-за данных конкретного счёта или из-за самой логики генерации XML.

Если в программе вообще нет возможности экспортировать структурированный XML-файл, это уже важный сигнал: нужно связаться с поставщиком программы и выяснить, когда такая функциональность будет доступна и каким будет практический процесс внедрения.

Почему это не только вопрос IT

Внедрение e-счетов — это не только техническая подготовка XML-файла. Оно затрагивает весь процесс оборота счетов: подготовку счёта, отправку, получение, проверку, занесение в учёт и передачу данных в VID.

Если процесс основан на ручном труде, исправлении ошибок в последний момент и пересылке отдельных файлов между сотрудниками, будет трудно регулярно соблюдать срок, в который данные e-счёта нужно передать в VID (см. обзор сроков 2025–2028).

Поэтому уже до 2028 года важно проверить не только то, «умеет ли программа работать с e-счетами», но и то, готов ли процесс компании в целом к обороту структурированных e-счетов.

Что делать, если программа ещё не готова

Если текущая программа сейчас не поддерживает структурированные e-счета или валидация показывает системные ошибки, стоит действовать заранее.

Практические шаги:

• связаться с поставщиком программы и запросить конкретную информацию о поддержке EN 16931 и PEPPOL BIS Billing 3.0;
• выяснить, будет ли доступен дополнительный модуль или интеграция;
• проверить, можно ли использовать внешний инструмент для e-счетов;
• протестировать экспорт XML на реальных счетах;
• заранее привести в порядок данные клиентов, поставщиков, НДС и реквизитов компании в программе.

Чем раньше найдены ошибки, тем дешевле и спокойнее их можно устранить.

Когда счёт уже подготовлен в структурированном формате XML, следующий шаг — понять, почему он иногда не проходит валидацию. Подробнее об этом — в обзоре частых ошибок валидации EN 16931.